Entenda quais são os principais modelos de nota fiscal, quando utilizar cada um e como realizar a emissão correta para evitar erros fiscais.
Para quem não lida rotineiramente com a emissão de notas fiscais, é comum surgirem diversas dúvidas ao longo do processo. Esclarecer essas questões é essencial para evitar falhas e possíveis problemas fiscais. Um dos pontos mais importantes antes de emitir o documento é identificar qual modelo de nota fiscal é o mais adequado para cada situação.
A seguir, conheça os principais tipos de nota fiscal, entenda as diferenças entre eles e saiba como funciona a emissão de cada modalidade.
O que é nota fiscal?
A nota fiscal é o documento que registra oficialmente uma venda de produto ou prestação de serviço. É através dela que o governo consegue verificar o montante do tributo devido em cada transação comercial e, por conta disso, realizar alguma atividade comercial sem nota fiscal pode ser enquadrado como crime de sonegação fiscal. A nota fiscal eletrônica, basicamente, é a versão digitalizada da nota fiscal, sendo emitida e armazenada eletronicamente.
Quais são as informações presentes na nota fiscal?
- Dados do emitente
Contém informações sobre quem está emitindo a nota, como razão social, CNPJ, endereço e inscrição estadual.
- Dados do destinatário
Inclui informações do comprador ou contratante, como nome, CNPJ ou CPF, e endereço.
- Descrição dos produtos ou serviços
Apresenta a lista dos produtos vendidos ou serviços prestados, com detalhes como quantidade, valor unitário e total.
- Impostos
Especifica os tributos incidentes sobre a transação, como ICMS, ISS e IPI, detalhando as alíquotas e valores.
- Data e número da nota fiscal
Informa a data de emissão e o número sequencial que identifica a nota dentro da série.
- Número único
Um identificador exclusivo que garante a autenticidade do documento.
- Natureza da operação
Indica o tipo de operação realizada, como venda, devolução ou remessa.
- Forma de pagamento
Específica como o pagamento foi realizado, se à vista, parcelado ou por meio de outros métodos.
Como funciona a numeração e a série da nota fiscal?
Como regra, os documentos fiscais devem ser emitidos com numeração sequencial e comportam a utilização de séries, observando o disciplinado nas normas estaduais e municipais, conforme o caso. Cada nota fiscal recebe um número único dentro de sua série, o que evita duplicidade e garante controle fiscal.
Quais os principais tipos de nota fiscal?
Os tipos de nota fiscal variam de acordo com a transação comercial e o tributo incidente. Confira as principais:
- Nota fiscal eletrônica (NF-e)
A NF-e, também chamada de nota fiscal de produto, é o documento fiscal usado para formalizar a venda de alguma mercadoria, seja no ambiente físico ou no digital. Se a sua empresa é um comércio, fábrica ou indústria que vende produtos físicos, este é o seu tipo de nota!
- Nota fiscal de serviços eletrônica (NFS-e)
A NFS-e é o documento digital que serve para oficializar a prestação de serviços em seu munícipio. Cada prefeitura tem suas próprias regras, portanto, é importante averiguar como será a cobrança. A importância de emitir corretamente uma nota fiscal de serviço não é menor pelo fato de você ser MEI.
- Nota fiscal do consumidor eletrônica (NFC-e)
A NFC-e é o documento utilizado para oficializar operações comerciais entre empresas e consumidores.
- Nota fiscal avulsa eletrônica (NFA-e)
A NFA-e é o documento fiscal indicado para quem não é obrigado a emitir nota fiscal, como alguns casos do MEI, e para quem não emite nota fiscal com tanta frequência.
- E o conhecimento de transporte eletrônico (CT-e)?
Bom, o CT-e não é uma nota fiscal, mas é válido citar este importante documento fiscal eletrônico. Ele é usado quando ocorre serviço de transporte de carga, em suas várias modalidades, rodoviário, ferroviário, aquaviário e até mesmo dutoviário.
Para que serve cada modelo de nota fiscal?
Antes de emitir a nota fiscal, é importante saber qual modelo se encaixa melhor com cada tipo de situação. Confira:
Nota fiscal de serviço eletrônica (NFS-e)
Serve para registrar serviços prestados e garantir que os impostos sobre serviços sejam devidamente recolhidos.
Nota fiscal eletrônica (NF-e)
Utilizada para comprovar a venda de produtos, é essencial para a circulação legal de mercadorias e para o controle fiscal.
Nota fiscal de consumidor eletrônica (NFC-e)
Facilita as transações de venda ao consumidor final, eliminando a necessidade de papel e integrando-se a sistemas de venda.
Nota fiscal avulsa (NFA)
De um modo geral, quando aceita, podemos dizer que a Nota Fiscal Avulsa é como uma alternativa para formalizar operações comerciais e prestações de serviços de forma legal, garantindo que os tributos devidos sejam recolhidos corretamente. Além disso, sua emissão pode contribuir para a transparência fiscal.
Como emitir cada modelo de nota fiscal?
Para emitir cada modelo de nota fiscal, o contribuinte deve utilizar um software que segue as regras previstas na legislação do ICMS, IPI e ISS. No IOB Emissor, por exemplo, você pode ter emissão ilimitada de NF-e, NFC-e, NFS-e, NFP-e, MDF-e ou CT-e Globalizado. Além disso, você conta com backup automático, ilimitado e gratuito; portal de treinamentos, tutoriais e FAQs; e suporte técnico digital.
Como emitir nota fiscal avulsa eletrônica?
Assim como no caso dos requisitos para a emissão da NFA-e, o modo de emitir este documento fiscal também varia de estado para estado. Portanto, o melhor a fazer é consultar como é feita a emissão em seu estado.
Como emitir uma nota fiscal passo a passo?
Escolha o modelo: determine qual nota fiscal você precisa emitir (NFS-e, NF-e, NFC-e ou Nota Avulsa).
Acesse o sistema: faça login ou se cadastre no software de emissão.
Preencha os dados: insira as informações do emitente, destinatário, descrição dos produtos/serviços, impostos, e demais campos.
Revise as informações: confira se todos os dados estão corretos e completos.
Emita a nota: clique em “Emitir” ou “Gerar” e, se necessário, imprima ou salve o documento eletrônico.
Envio ao destinatário: Envie a nota fiscal ao cliente, que pode receber um arquivo digital ou uma impressão.
